Preparar y compartir KPIs significativos relacionados con el rendimiento del laboratorio es a menudo un reto para los directores de laboratorio.
Este reto puede superarse con la ayuda de un gestor de recursos de laboratorio.
Los laboratorios son un enorme repositorio de datos para las empresas; por lo tanto, son un activo inestimable.
Es bien sabido que la generación de datos es una actividad costosa, y para asegurarse de que los laboratorios pueden producir datos de alta calidad, es importante mantener el rendimiento en sus niveles más altos.
El rendimiento de un laboratorio en sí mismo puede medirse haciendo un seguimiento de los KPI más significativos: esto, a pesar de ser un aspecto fundamental de un laboratorio, suele ser un reto para los gestores.
El tiempo de inactividad y el tiempo de respuesta, el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio, el tiempo de entrega, la exactitud y la precisión de los datos son sólo algunos de los KPI con los que un director de laboratorio tiene que lidiar a diario.
Además, los KPI relacionados con los recursos también son vitales en un laboratorio, para hacer un seguimiento del rendimiento de los equipos y definir cómo deben mejorar para sobresalir.
Aunque el análisis de los datos asociados a los recursos se considera uno de los KPI más críticos, no siempre es fácil hacer un seguimiento y medirlo: muchos laboratorios siguen utilizando pegatinas en la pared, rotafolios o archivos de Excel, que hacen que el análisis sea difícil e inexacto.
No es una tarea fácil, y por tanto no es una vida sencilla, para los directores de laboratorio.
Sin embargo, conseguir un análisis exacto y preciso es más fácil de lo esperado y reside en un gestor de recursos de laboratorio. Un sistema que permite a los laboratorios analizar las asignaciones de recursos, así como cualquier otro KPI del propio laboratorio, realizar un seguimiento del rendimiento global del laboratorio y, en consecuencia, garantizar la eficiencia.
Un gestor de recursos de laboratorio en la elaboración del tiempo transcurrido: un enfoque sobre un tema candente para los laboratorios
A modo de ejemplo, vamos a detallar el tiempo transcurrido. Este mide la diferencia entre el momento en que se recibe la muestra en el laboratorio y el momento en que se crea el informe final. Se supone que es la cantidad total de tiempo que el laboratorio necesita para procesar el análisis relacionado con la muestra. De hecho, esta información se considera un KPI crítico, ya que el cliente (externo o interno) envía muestras al laboratorio con la expectativa de recibir los resultados lo antes posible. Por lo tanto, este KPI puede utilizarse fácilmente para evaluar el rendimiento del laboratorio y sus posibles mejoras. Por otro lado, este KPI es demasiado amplio para permitir a los responsables del laboratorio entender dónde están las áreas de mejora; por esta razón, es absolutamente necesario dividir el tiempo transcurrido en todas las pequeñas tareas que realiza un laboratorio.
Cuanto más rápido, mejor: ¿es realmente cierto? Siga los parámetros correctos con un gestor de recursos de laboratorio
«Cuanto más rápido, mejor» es el lema que conduce a la evaluación de este parámetro. La realidad es que los cambios de este parámetro (posiblemente como una mejora en el tiempo) son muy limitados. Las fluctuaciones no son significativas y pueden incluso no dar una indicación clara de las razones por las que el valor está cambiando.
La elección de centrarse en un parámetro como el tiempo total transcurrido para completar las actividades no es casual. La realidad es que los sistemas utilizados en los laboratorios no captan información más detallada. Por lo tanto, este tipo de KPI es posiblemente uno de los pocos que se pueden extraer de sistemas como LIMS, ELN, ERP, etc.
Normalmente, estos sistemas sólo almacenan un parámetro en la configuración correspondiente. Se trata del «tiempo de análisis» o algo similar. Por lo tanto, el laboratorio se ve obligado a introducir una cifra global que no representa la realidad del complejo proceso de ejecución de una prueba.
Sólo mediante la recopilación de información sobre los diferentes pasos realizados para completar una prueba, un laboratorio es realmente capaz de identificar dónde están los atascos y dónde se consume la mayor parte del tiempo del analista y del instrumento.
Controle el tiempo y mucho más, con el gestor de recursos de laboratorio Optima
Optima es un programador de recursos de laboratorio que permite a los gestores de laboratorio realizar un seguimiento del tiempo de forma precisa y exacta, de modo que puedan obtener un análisis claro de cómo se asigna el tiempo de los recursos (personas y herramientas).
Se sabe que la planificación y la programación de las actividades son áreas críticas en los laboratorios, y los gestores a menudo no evalúan la carga de trabajo actual de sus equipos, la disponibilidad de recursos y tienen problemas para supervisar los logros y las mejoras, lo que dificulta la optimización de las actividades del laboratorio.
Un gestor de recursos de laboratorio como Optima proporciona a los gestores de laboratorio una solución sencilla para un reto complejo: una única plataforma, capaz de sustituir cientos de hojas de Excel e interminables reuniones para tratar de organizar la asignación de recursos, que puede simplificar la vida de las personas en un laboratorio y puede generar un ahorro de gran magnitud.
Si quiere recibir más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@optima.life