Planificación de recursos: Uno de los mayores «agujeros negros» en el panorama de la gestión de datos del laboratorio.
Los responsables de los laboratorios se enfrentan continuamente a la exigencia de proporcionar la información solicitada en el menor tiempo posible. Los clientes, ya sean internos o externos, esperan que los resultados se produzcan en el laboratorio para poder continuar con sus actividades.
El hecho es que la demanda al laboratorio se compone de una variedad de solicitudes con diferentes niveles de prioridades, urgencias, desafíos técnicos, disponibilidad de instrumentos y calendarios de personas. Manejar todos los parámetros a la vez para programar las actividades y los recursos del laboratorio puede resultar complicado para los directores del laboratorio.
Los directores y supervisores de laboratorio buscan cada día la forma más eficiente de llevar a cabo las actividades para proporcionar los resultados lo antes posible. Sin embargo, el nivel de complejidad en la programación de los recursos conduce con demasiada frecuencia a revisiones repetitivas y reuniones redundantes apoyadas por demasiados archivos de Excel y correos electrónicos.
Planificación de recursos: gestion de proyecto
Una herramienta de programación de recursos es aquí un gran activo que permitiría a los laboratorios asignar los recursos de la manera más eficiente.
Los recursos humanos cualificados y los instrumentos operativos deben asignarse correctamente para realizar las pruebas analíticas y entregar los resultados finales en los plazos previstos.
En definitiva, se trata de ejecutar planes de proyecto con un alcance y un plazo claros, para responder a las demandas en un periodo de tiempo determinado con el nivel de calidad esperado.
Planificación de recursos: Analitica y KPIs
Asignar los recursos de forma eficiente es una actividad diaria del laboratorio con un objetivo a corto plazo. Sin embargo, el conjunto de información que se utiliza para asignar los recursos es, de hecho, una gran fuente de datos medibles para la construcción y el seguimiento de los KPI críticos. Una gran herramienta para identificar los puntos débiles y definir las mejoras sobre cómo los equipos de laboratorio están realizando las actividades. Una vez que se implementen este tipo de herramientas, la coordinación de la carga de trabajo del laboratorio podría preverse más fácilmente para planificar actividades a medio y largo plazo, como la supervisión medioambiental, los estudios de estabilidad…
Al fin y al cabo, los laboratorios son organizaciones de servicios científicos sofisticados construidos para responder a demandas técnicas específicas. El objetivo de las organizaciones de servicios ha sido siempre el de realizar las prestaciones de la manera más eficiente y, a ser posible, en el menor tiempo posible.
El análisis de la asignación de recursos se considera el KPI más útil para cualquier organización de servicios. Los laboratorios no son diferentes en este sentido.
Planificación de recursos: optimización y eficiencia en el laboratorio
El uso del sistema de gestión de la información para programar los recursos y realizar análisis es limitado. Los laboratorios utilizan sobre todo sistemas en papel para asignar los recursos. En algunas situaciones se crean soluciones internas para responder a la necesidad a corto plazo de asignar los recursos de la forma más rápida posible. Lamentablemente, la realidad es que se dedican diariamente recursos muy cualificados para programar la agenda semanal de los recursos, revisarla y ajustarla cuando cambia la demanda.
El resultado es un coste muy elevado para el laboratorio. Basta con considerar el coste de un ETC por trabajar continuamente con archivos Excel moviendo los recursos para responder a las peticiones de la mejor manera posible. Además del coste de estos recursos cualificados, el tiempo dedicado a responder a las continuas solicitudes de actualización del estado de las actividades (correo electrónico, llamadas telefónicas, etc.), las reuniones diarias para revisar la programación con los clientes conducen a un coste total que se subestima en gran medida.
Optima ofrece la solución para la programación de los recursos del laboratorio proporcionando una única plataforma basada en la web para la recogida de las solicitudes, la asignación de recursos y la provisión de KPIs.
Optima es capaz de recibir la lista de actividades desde prácticamente cualquier sistema (CDS, ELN, LIMS, ERP, etc.), realizar la asignación de recursos de forma automática o manual y presentar la agenda del laboratorio en diferentes formatos (lista, calendario o diagramas de Gantt).
Mediante una interfaz de usuario fácil e intuitiva, los responsables y supervisores del laboratorio pueden ajustar la asignación en función de los cambios en la demanda.
Los informes y gráficos fáciles de manejar permiten presentar los KPI más críticos de forma muy sencilla y se convierten en el cuadro de mando de la gestión de recursos del laboratorio del futuro.
