Pianificazione delle risorse: uno dei più grandi “buchi neri” nel panorama della gestione dei dati di laboratorio
I responsabili di laboratorio si trovano continuamente a dover fare i conti con la richiesta di fornire le informazioni richieste nel più breve periodo di tempo possibile. I “clienti”, non importa se interni o esterni, attendono le informazioni prodotte in laboratorio per proseguire con le loro attività.
Il fatto è che la domanda può cambiare nel tempo e introduce un livello di complessità nello sforzo di pianificazione delle risorse che a volte comporta revisioni che possono portare a grandi complessità.
Lo strumento di pianificazione delle risorse consente ai laboratori di allocare le risorse nel modo più efficiente: risorse umane qualificate e strumenti disponibili devono essere assegnati ai diversi compiti che vengono svolti in laboratorio al fine di eseguire i test analitici. Ogni giorno, responsabili di laboratorio e supervisori cercano il modo più efficiente per eseguire le attività al fine di fornire i risultati il prima possibile.
Pianificazione delle risorse: pianificazione del progetto
Nel concreto, si tratta di costruire project plan che permettano di rispondere alle richieste in un dato periodo di tempo.
Raccogliendo le richieste, assegnando i compiti e fornendo le informazioni necessarie, il laboratorio riesce a soddisfare le richieste quotidiane. Questo è l’obiettivo a breve termine che risponde alla necessità di allocare le risorse in modo efficiente. A medio e lungo termine, le informazioni utilizzate per allocare le risorse possono essere un’importante fonte per costruire KPI critici e definire miglioramenti su come i team di laboratorio stanno svolgendo le proprie attività.
Pianificazione delle risorse: analisi dei dati e KPI
L’analisi dell’allocazione delle risorse è considerata il KPI più utile per qualsiasi azienda di servizi. E i laboratori non sono molto diversi da questo punto di vista. Purtroppo, l’uso del sistema di gestione delle informazioni per programmare le risorse ed eseguire analisi è limitato. I laboratori utilizzano principalmente sistemi cartacei per allocare le risorse, post-it, file Excel. Nelle situazioni più complesse, vengono costruite soluzioni interne per rispondere alla necessità a breve termine di allocare le risorse nel modo più rapido possibile.
Pianificazione delle risorse: ottimizzazione delle risorse ed efficienza del laboratorio
Personale altamente qualificato è spesso dedicato alla programmazione dell’agenda settimanale delle risorse del laboratorio e alla revisione della stessa pianificazione, quando le richieste del cliente, esterno o interno, cambiano.
Il risultato è un costo molto elevato per il laboratorio. Considera solo il costo di un FTE (equivalente a tempo pieno) per lavorare continuamente con i file Excel spostando le risorse per soddisfare le richieste nel miglior modo possibile. Oltre al costo di queste risorse qualificate,
il tempo impiegato per rispondere alle continue richieste di aggiornamento sullo stato delle attività (e-mail, telefonate, ecc.) e gli incontri quotidiani per rivedere la programmazione con i clienti portano a una completa sottostima del costo totale.
