Planification des ressources: un des plus grands « trous noirs » dans le monde de la gestion des données de laboratoire.
Les directeurs sont constamment mis au défi pour fournir les informations dans les plus brefs délais. Les clients, qu’ils soient internes ou externes, attendent les résultats produits par le laboratoire pour pouvoir poursuivre leurs activités.
En réalité la demande adressée aux laboratoires est composée d’une variété de requêtes avec différents niveaux de priorités, urgences, défis techniques, disponibilité des instruments et calendriers du personnel. S’organiser et coordonner tous ces paramètres en même temps, afin de planifier les activités et les ressources du laboratoire, peut parfois s’avérer très compliqué pour les responsables du laboratoire.
Les directeurs et superviseurs de laboratoire sont chargés chaque jour de gérer les activités efficacement afin de fournir les résultats le plus rapidement possible. Malheureusement, le niveau de complexité de la planification des ressources conduit trop souvent à des vérifications répétitives et à des réunions superflues accompagnées d’un grand nombre de fichiers Excel et de courriels.
Une planification des ressources devient alors un atout majeur qui permettrait aux laboratoires d’assigner efficacement les ressources.
Des ressources humaines qualifiées et des instruments opérationnels doivent être affectés correctement pour effectuer les tests analytiques et fournir les résultats finaux dans les délais prévus.
Planification des ressources: Planning du projet
Il s’agit en fin de compte d’exécuter les plans de projet afin de répondre aux demandes dans un laps de temps donné et avec le niveau de qualité attendu.
Répartir de manière efficace les ressources est une activité quotidienne du laboratoire et a un objectif à court terme. Toutefois, l’ensemble des informations utilisées pour la redistribution des ressources est une grande source de données mesurables pour la construction et le suivi des KPI critiques. Il s’agit d’un outil formidable pour identifier les zones grises et définir les améliorations nécessaires. Une fois mis en place, la coordination de la charge de travail du laboratoire sera plus facile et pourra permettre de planifier des activités à moyen et long terme comme le sont les vigilances environnementales, et les études de stabilité.
En fin de compte, les laboratoires sont des organismes de services scientifiques sophistiqués construits pour répondre à des demandes techniques spécifiques. L’objectif de ces organisations a toujours été de fournir efficacement des résultats dans les délais les plus courts.
Planification des ressources: Analytique et KPI
L’analyse de l’affectation des ressources est considérée comme l’indicateur de performance clé et il s’avère le plus utile pour toute organisation de services. Les laboratoires ne sont pas différents à cet égard.
L’utilisation d’un système de gestion de l’information pour programmer les ressources et effectuer des analyses est limitée. Les laboratoires utilisent principalement un support papier. Dans les situations les plus complexes, des solutions internes sont mises en place pour répondre à la nécessité à court terme de repartir les ressources le plus rapidement possible.
Malheureusement, la réalité est que des ressources très qualifiées sont consacrées quotidiennement à la programmation de l’agenda hebdomadaire, à sa révision et à son ajustement lorsque la demande change.
Planification des ressources: Optimisation et Efficacité du laboratoire
Il en résulte un coût très important pour le laboratoire. Il suffit de considérer le coût d’un ETP qui travaille en permanence avec des fichiers Excel pour assigner chaque ressource et répondre aux demandes de la meilleure façon possible. En plus du coût de ces ressources qualifiées, le temps passé à répondre aux demandes de mises à jour sur l’état des activités (e-mail, appels téléphoniques, etc.) et les réunions quotidiennes pour revoir le planning avec les clients conduisent à un coût total largement sous-estimé.
Optima offre la solution pour la planification des ressources des laboratoires en fournissant une plateforme web unique pour collecter les demandes, distribuer les ressources et pourvoir des indicateurs de performance clés.
Optima est capable de recevoir la liste des activités de pratiquement n’importe quel système (CDS, ELN, LIMS, ERP, etc.), assigner les ressources automatiquement ou manuellement et de présenter l’agenda du laboratoire sous différents formats (liste, calendrier, diagrammes de Gantt).
Grâce à une interface simple et intuitive, les responsables et les superviseurs des laboratoires peuvent ajuster la répartition des ressources en fonction de l’évolution de la demande.
Des rapports et graphiques de facile utilisation permettent de présenter les KPI plus critiques de manière très simple et deviennent le tableau de bord quant à la gestion des ressources du laboratoire du futur.