« Smart working » et « travail à distance », entre autres, sont les mots à la mode les plus utilisés depuis mars 2020, lorsque la pandémie de COVID-19 nous a tous pris par surprise. L’urgence à laquelle nous sommes encore confrontés aujourd’hui a donné l’occasion à de nombreux travailleurs et entrepreneurs de revoir leurs modes d’organisation.
Il y a eu plus de 40 ans, les sociétés commerciales ont créé une nouvelle organisation appelée « inside sales ». L’objectif était de mener des activités de vente sans frais de déplacement chez le client. Les outils étaient extrêmement simples, basés sur des appels proactifs à une liste de clients potentiels pour vendre les produits ou services de l’entreprise.
Le nouveau poste était une excellente opportunité pour les personnes qui avaient des difficultés à voyager, et facilitait une meilleur conciliation travail-vie personnelle. Pourtant, il s’agissait d’un emploi relativement complexe, différent du télémarketing. On demandait au personnel de développer des compétences spécifiques afin de créer une relation personnelle avec l’interlocuteur.
Le travail à distance a toujours existé dans les grandes entreprises multinationales, avec des membres d’équipe dispersés dans le monde entier, qui doivent travailler ensemble et communiquer sur une base hebdomadaire, voire quotidienne. Ils ne peuvent pas simplement prendre l’avion tous les deux jours pour rejoindre leurs équipes et organiser une réunion interne. Cela ne serait pas rentable en termes de temps et de coûts pour ces entreprises.
Alors, nous avons dû apprendre rapidement à gérer pratiquement toutes nos activités à distance. Nous avons dû apprendre à rester en contact avec nos clients, nos fournisseurs, nos collègues tout en maintenant le même niveau d’efficacité, d’empathie et d’engagement pour le travail à accomplir.
L’introduction du « Smart Working », en tant que nouveau modèle de travail normal, a nécessité des changements organisationnels radicaux, ainsi que la révision des processus de travail, des procédures et de la planification.
Toutefois, ces changements doivent commencer par la révision des méthodes utilisées pour mesurer les performances des employés et pour planifier les activités et les tâches de l’équipe, tout en garantissant un haut niveau d’efficacité. Ensuite, le modèle initial doit être remis en question afin d’introduire de nouvelles méthodes de gestion des groupes de travail à distance. En outre, le nouveau modèle doit permettre de définir des objectifs spécifiques, mesurables et réalistes sur une certaine période.
Comment appliquer ces approches à distance au laboratoire ?
Les laboratoires sont un environnement très particulier. Certaines activités ne peuvent tout simplement pas être réalisées depuis la maison. La plupart des instruments de laboratoire ne sont pas contrôlables à distance, du moins pas dans toute leur étendue. D’une manière ou d’une autre, ils nécessitent des interventions humaines physiques pour leur mise en place, leur étalonnage, la préparation et le chargement des échantillons, la configuration des analyses à réaliser, la compilation et révision des résultats, etc.
Les instruments de laboratoire doivent toujours fonctionner correctement et comme prévu. Mais alors, le « smart working » est-il même possible pour les employés d’un laboratoire ?
Le Smart Working dans un laboratoire est faisable.
Les « smart workers » d’un laboratoire sont principalement ceux qui effectuent la plupart, voire la totalité, de leurs tâches devant un ordinateur. Ils examinent les résultats de laboratoire, contactent les techniciens de laboratoire en cas de besoin, prennent les décisions de gestion qui permettent à l’entreprise d’aller de l’avant.
Ceux d’entre vous qui travaillent dans les laboratoires visualisent sûrement les tâches qui entrent dans cette catégorie.
Un aspect spécifique de la gestion des données de laboratoire pour les managers et les superviseurs est l’allocation des ressources. Notre expérience nous montre que la plupart des laboratoires effectuent encore cette tâche à l’aide d’autocollants sur les murs, de tableaux, de documents papier et de nombreux fichiers Excel. En fait, plus de 80% des laboratoires utilisent l’un de ces outils.
Ces outils, y compris les fichiers Excel, le système le plus courant pour la gestion des ressources, ne permettent certainement pas un « smart working ».
Le « smart working » dans la gestion des ressources nécessiterait l’utilisation d’archives centralisées avec une connexion à distance via un navigateur web. Cela offre immédiatement la possibilité de planifier et de programmer les ressources de n’importe où, comme si les responsables et les superviseurs étaient présents dans le laboratoire. Les outils de communication offerts par Optima, la facilité d’affectation des ressources, les rapports intégrés ne sont que quelques exemples d’outils « intelligents » qui sont au cœur de cette tâche critique.
Le « smart working » ne doit pas être considéré comme un synonyme de travail à distance uniquement, mais comme une méthode de travail plus efficace et plus souple, facilitant une meilleure compréhension du travail effectué. En tant que telle, la compréhension, facilitée par des rapports qui inclus des indicateurs clés de performance intelligents, est ce qui fait d’Optima une référence dans la gestion des ressources de laboratoire.
Non seulement les tâches quotidiennes et hebdomadaires des laboratoires sont assignées en fonction des compétences des analystes et de la disponibilité des instruments, mais une quantité incroyable d’informations sont stockées et attendent d’être utilisées pour évaluer l’efficacité et la productivité des laboratoires.
Avec Optima, le smart working est facilité grâce à :
- La connectivité aux systèmes existants : LIMS, ELN, ERP
- via les webservices et la bibliothèque API
- Base de données Oracle
- Base de données n°1 pour les transactions commerciales critiques. Son niveau de fiabilité, d’évolutivité et de sécurité est bien supérieur à celui de toutes les autres bases de données disponibles aujourd’hui.
- Reporting
- Grande variété d’options et énorme flexibilité pour nos clients
- Analyses avancées :
- Oracle est la base de données la plus utilisée, de nombreuses entreprises offrent la possibilité de se connecter à leur base de données, de bénéficier de leurs capacités et de construire les meilleurs outils pour créer des tableaux de bord, des graphiques, et exécuter des analyses avancées.
Avec Optima, travailler intelligemment signifie :
- Un accès facile au niveau de compétence et au statut des techniciens de laboratoire et des analystes.
- Une visualisation facile de la charge de travail, de la productivité et des niveaux de qualité.
- Utilisation optimisée des instruments
- Réduction des temps d’arrêt, simplification du dépannage, comparaison des performances des systèmes…
- Prévision à court, moyen et long terme
- Augmentation de la transparence au sein de l’équipe et vers la direction
